Ponto Eletrônico Vale a Pena? A Análise de Custo-Benefício Que Vai Mudar a Forma Como Você Enxerga a Gestão de Ponto

Atualizado em Fevereiro de 2026 | Tempo de leitura: 15 minutos

Vamos ser honestos: você sabe exatamente quantas horas cada funcionário trabalhou no mês passado?

Se a resposta veio acompanhada de uma pausa ou um "mais ou menos", você não está sozinho. Milhares de empresários brasileiros enfrentam a mesma situação todo mês: o fechamento da folha de pagamento se transforma em uma maratona de planilhas, papéis e dúvidas.

Funcionários reclamam que horas extras não foram computadas. O RH gasta dias tentando bater números que não fecham. E no fundo, fica aquele medo silencioso: "e se a fiscalização bater na porta amanhã?"

Neste artigo, vamos fazer uma análise franca do custo-benefício de um sistema de ponto eletrônico digital. Com dados reais, legislação verificada em fontes oficiais e funcionalidades concretas da UsePonto para resolver cada uma dessas dores.

O que a lei realmente exige da sua empresa hoje

A Lei da Liberdade Econômica mudou as regras

Com a Lei 13.874/2019, o Art. 74 da CLT foi atualizado. O limite de obrigatoriedade do controle de ponto mudou de 10 para 20 funcionários.

  • Empresas com mais de 20 trabalhadores são obrigadas por lei a manter registro de entrada e saída.
  • Empresas com até 20 funcionários não têm obrigação legal, mas isso não significa que não devam fazer.

Por que controlar mesmo sem ser obrigado? A Súmula 338 do TST determina que a empresa com mais de 10 empregados que não apresentar registros de jornada terá presunção relativa de veracidade da jornada alegada pelo empregado. Se o funcionário disser que fazia 4 horas extras por dia e você não tiver como provar o contrário, a Justiça pode aceitar a versão dele.

E o MEI, precisa de controle de ponto?

Sim. Conforme o Portal do Empreendedor (gov.br), o MEI pode contratar até 1 empregado. A partir desse momento, ele assume todas as obrigações trabalhistas, incluindo o controle de jornada. Não importa se é 1 ou 100 funcionários: o controle da jornada é responsabilidade do empregador.

A Portaria MTP 671/2021: o marco regulatório do ponto eletrônico

A Portaria 671 define três tipos de Registradores Eletrônicos de Ponto:

Tipo Nome Como funciona Exige acordo coletivo?
REP-C Convencional Equipamento físico (relógio de parede) Não
REP-A Alternativo Sistema alternativo ao convencional Sim
REP-P Via Programa Software/aplicativo digital Não

Atenção com o REP-A: Se você escolher um sistema classificado como REP-A, ele só funciona legalmente enquanto existir um acordo coletivo vigente. Se o acordo vencer e não for renovado, sua empresa fica sem cobertura legal para o ponto eletrônico. É uma dependência que pode virar dor de cabeça. Com a UsePonto, por exemplo, você opera como REP-P — conformidade permanente, sem depender de acordo coletivo ou sindicato.

Quanto custa NÃO ter um sistema de ponto adequado?

Multas administrativas

Conforme a CLT (Art. 75):

  • Multa por infração: pode chegar a R$ 44.396,84 por auto de infração
  • Reincidência: multa aplicada em dobro
  • Desconto: 50% se paga em até 10 dias após notificação

Mas as multas são apenas a ponta do iceberg.

Passivos trabalhistas

Sem registros confiáveis, sua empresa fica vulnerável a:

  • Ações por horas extras não pagas — sem registro, a Justiça aceita a versão do empregado
  • Pagamento retroativo de adicional noturno — trabalho entre 22h e 5h tem adicional de 20%, e a hora noturna vale 52min30s (CLT Art. 73)
  • Descumprimento de intervalos — jornadas acima de 6h exigem mínimo de 1h de intervalo; o descumprimento gera pagamento com acréscimo de 50%
  • Horas extras acima do limite — máximo 2h/dia, com adicional de 50% (100% em feriados)

O custo invisível: tempo desperdiçado

Quanto tempo seu RH gasta por mês fechando a folha manualmente? Se a resposta é "dias", isso representa custo real — profissionais que não estão focados em atividades estratégicas como recrutamento e desenvolvimento de talentos.

A análise de custo-benefício na prática

O investimento

Com a UsePonto, os valores são transparentes e sem surpresas:

Plano Colaboradores Valor mensal Por funcionário
Starter Até 10 R$ 49,90 ~R$ 4,99
Essencial Até 25 R$ 89,90 ~R$ 3,60
Professional Até 50 R$ 129,90 ~R$ 2,60
Business Até 100 R$ 199,90 ~R$ 2,00
Enterprise 100+ Sob consulta Personalizado

Sem taxas escondidas. Sem fidelidade. Todas as funcionalidades em todos os planos — a diferença é apenas o limite de colaboradores.

O retorno

Exemplo: empresa com 25 funcionários no plano Essencial (R$ 89,90/mês):

  • Tempo de fechamento: De ~20h/mês para ~2h/mês = 18 horas economizadas
  • Se o RH custa R$ 35/hora, são R$ 630/mês de economia só em tempo
  • Uma única multa evitada de R$ 4.000 já paga 3,5 anos de sistema
  • ROI: Investimento anual de R$ 1.078 vs. economia de R$ 7.560 = 600%+

E isso sem contar a eliminação de erros em horas extras, redução de reclamações trabalhistas e o fim do "ponto amigo".

Como a UsePonto resolve isso na prática

1. Reconhecimento facial e geolocalização

O funcionário abre o aplicativo no celular, tablet ou computador e marca o ponto. O sistema captura o rosto via câmera e compara com o cadastro usando inteligência artificial (MobileFaceNet, 512 dimensões de análise). Ao mesmo tempo, registra a localização GPS.

O que isso resolve:

  • Elimina o "ponto amigo" — reconhecimento facial garante que é a pessoa certa
  • Controla equipes externas — geolocalização comprova o local da marcação
  • Cerca virtual (geofence) — defina um raio de 50m a 5km; marcações de fora geram alerta ao RH (sem bloquear)

O sistema segue o padrão ISO 19794-5:2011 para validação de imagem facial, orientando o funcionário em tempo real se a foto não está boa.

2. 11 validações automáticas da CLT

Toda marcação passa por 11 validações em tempo real:

Validação O que verifica
Identificação Colaborador autenticado, ativo e vinculado
Sequência cronológica Entrada > intervalo > volta > saída
Intervalo entre marcações Mínimo 1min, máximo 20h
Marcações futuras Bloqueadas
Duplicação Mesmo minuto bloqueado
Tolerância 10min/dia Aplicada automaticamente
Feriados/DSR Alerta de marcação em dia de descanso
Limite 2h extras/dia Alerta de excesso
Intervalo intrajornada 1h para >6h, 15min para 4-6h
Intervalo interjornada Mínimo 11h entre jornadas
Geolocalização Lat/lon registrados

O sistema previne o problema antes que ele aconteça — não é o RH conferindo depois.

3. Conformidade total com a Portaria 671/2021

A UsePonto opera como REP-P, o que significa:

  • Sem acordo coletivo necessário
  • Sem equipamento físico (zero hardware)
  • AFD (Arquivo Fonte de Dados) gerado automaticamente com CRC-16, SHA-256 e assinatura digital CAdES
  • AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) com 11 tipos de registro conforme layout do governo
  • Comprovante digital PAdES emitido após cada marcação

Se a fiscalização aparecer amanhã, você gera AFD e AEJ em segundos, com todas as assinaturas digitais exigidas. A UsePonto acompanha todas as atualizações das Portarias 1.486/2022, 3.717/2022, 4.198/2022 e 2.420/2023.

4. Tratamento de ponto inteligente

Funcionário esqueceu de bater o ponto? Atestado médico? O RH resolve no sistema com 9 tipos de ajuste (adicionar marcação, desconsiderar, abonar atraso/falta). Cada ajuste exige justificativa e gera trilha de auditoria completa (quem, quando, o quê, por quê).

O mais importante: o AFD nunca é alterado — os ajustes ficam no AEJ, preservando a integridade dos dados brutos conforme a lei.

5. Portal "Meu Ponto" para o colaborador

Cada funcionário acessa seu portal e pode:

  • Ver o espelho de ponto completo, mês a mês
  • Acompanhar horas trabalhadas, extras e banco de horas
  • Solicitar ajustes com documentos anexos (atestados, comprovantes)
  • Baixar comprovantes de marcação em PDF

Transparência reduz conflitos. O funcionário não precisa mais ir ao DP perguntar "quantas horas extras eu tenho?" — está tudo ali.

6. Banco de horas automático

Cálculo automático respeitando as regras da CLT (Art. 59):

  • Acordo individual: compensação em 6 meses | Coletivo: 1 ano
  • Créditos (horas extras, feriados) e débitos (compensações, atrasos, faltas)
  • Alertas automáticos 30 dias antes do vencimento
  • Dashboard visual com saldo atual e projeções

7. Mais funcionalidades que fazem diferença

  • Multi-empresa: Gerencie vários CNPJs em uma conta com isolamento total de dados — ideal para contadores
  • Espelho de ponto e relatórios: 3 tipos (completo, resumido, detalhes de cálculos com base legal CLT), em PDF ou JSON
  • Importação de AFD: Migre de outro sistema com detecção automática de formato (Portaria 1510/2009 e proprietários)
  • Funcionamento offline: Marcações salvas localmente e sincronizadas automaticamente
  • Segurança: Criptografia bcrypt + AES-256, HTTPS obrigatório, proteção contra SQL injection/XSS/CSRF, conformidade LGPD, logs de auditoria por 5 anos

Comparação: ponto manual vs. UsePonto

Aspecto Ponto Manual UsePonto
Custo mensal "Gratuito" (custo oculto alto) A partir de R$ 49,90
Fechamento da folha 15-20 horas/mês 1-2 horas/mês
Fraude Alto risco ("ponto amigo") Zero (reconhecimento facial)
Conformidade legal Arriscada Automática e permanente
AFD/AEJ Manual e sujeito a erros Automático com assinatura digital
Visibilidade em tempo real Nenhuma Total
Equipes externas Sem controle Geolocalização + geofence
Fiscalização Dias de preparação Arquivos em segundos

Perguntas que empresários fazem

"Minha empresa é pequena, preciso disso?"
Se tem pelo menos 1 funcionário registrado, já tem obrigações trabalhistas. O Starter (R$ 49,90/mês) custa menos que um almoço por semana e pode evitar ações de dezenas de milhares de reais.

"Quanto tempo para implantar?"
Menos de 5 minutos. 100% na nuvem, sem equipamento, com onboarding guiado passo a passo.

"E se eu tiver dados de outro sistema?"
Importação de AFD com detecção automática de formato, validação e preview antes de importar.

"Meus funcionários vão resistir?"
O colaborador abre o app, olha para a câmera e pronto. Sem senha, sem crachá, qualquer dispositivo com câmera funciona.

"E se a fiscalização aparecer?"
Gere AFD e AEJ instantaneamente com todas as assinaturas digitais exigidas. Sem desespero.

Cenários reais

Empresa de serviços — 25 funcionários

Antes: RH gastava 5 dias/mês conferindo folha manual. Dois funcionários entraram com ação trabalhista alegando horas extras. Custo: R$ 47.000.

Depois: Fechamento em 2 horas. Marcações comprovadas com reconhecimento facial e geolocalização. Documentação de defesa sempre pronta. Investimento: R$ 89,90/mês.

MEI com 1 funcionário

Antes: Controle em caderno. Funcionário reclamou de horas extras. Sem registro para provar.

Depois: Plano Starter (R$ 49,90/mês). Ponto pelo celular com reconhecimento facial. Registros com validade legal.

Contabilidade gerenciando 8 empresas

Antes: Sistemas diferentes para cada cliente. Fechamento caótico.

Depois: Uma conta UsePonto com multi-empresa. Alternância entre clientes com um clique. AFD/AEJ de qualquer empresa em segundos.

Resumo: o que você investe vs. o que recebe

Investimento Retorno
A partir de R$ 49,90/mês Conformidade legal permanente (Portaria 671)
Zero hardware Reconhecimento facial antifraude com IA
5 minutos para configurar 11 validações CLT automáticas
Geolocalização e cerca virtual
Banco de horas automático
AFD e AEJ com assinatura digital
Portal de transparência para colaboradores
Multi-empresa com isolamento total
Conformidade LGPD
15 dias grátis para testar tudo

Próximo passo

A UsePonto oferece 15 dias grátis, sem cartão de crédito, com todas as funcionalidades. Tempo suficiente para cadastrar sua empresa, fazer marcações reais com reconhecimento facial, ver os relatórios funcionando e gerar um AFD de teste.

Se não ver valor, é só não renovar. Sem fidelidade, sem multa, sem pegadinha.

Mas apostamos que, depois de experimentar o alívio de ter um controle de ponto que realmente funciona e protege sua empresa, você não vai querer voltar para as planilhas.

Comece seu teste grátis de 15 dias agora

Referências legais

Artigo elaborado com base em legislação oficial (gov.br, planalto.gov.br) e funcionalidades reais da plataforma UsePonto. Informações legais são de caráter informativo e não substituem consultoria jurídica especializada.