Introdução

Fechar o ponto mensalmente costuma ser o momento em que o DP precisa justificar ajustes (faltas, desconsiderações, inclusões manuais) sem perder a rastreabilidade. O arquivo AEJ entra exatamente nesse fluxo: é o documento que registra o resultado do tratamento de jornada — com motivos, fontes e sinais de marcações tratadas — e acompanha o AFD como evidência para fiscalização.
Nos primeiros parágrafos já: o arquivo AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) é o arquivo texto gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto que organiza a jornada tratada para um período, complementando o AFD com informações sobre ajustes, exclusões e fonte das marcações. A resposta técnica precisa aparecer cedo porque, na prática, é esse arquivo que o RH usa para justificar cálculos e ações no fechamento.

Resposta direta

O AEJ não substitui o AFD. Enquanto o AFD (Arquivo Fonte de Dados) contém as marcações originais do REP/REP‑P, o AEJ contém a jornada tratada — ou seja, as decisões do programa de tratamento (marcações desconsideradas, inclusões, classificação de fontes e motivos). O AEJ serve para apresentar a versão consolidada e auditável da jornada no período e deve seguir o leiaute e regras previstos na Portaria (ver Anexo VI/Portaria). Em auditoria, você apresenta ambos: AFD para provar as marcações originais e AEJ para mostrar como o fechamento foi gerado.

O que é o AEJ e qual o leiaute essencial

O AEJ — Arquivo Eletrônico de Jornada — é padronizado para facilitar conferência e auditoria. Os pontos essenciais que o RH/DP precisa conhecer no leiaute (resumido a partir do Anexo aplicável da Portaria) são

  • Formato texto, codificação ASCII similar à ISO 8859‑1 e linhas terminadas por CR+LF. Cada linha representa um registro com campos separados por "|" (pipe).
  • O arquivo tem registros tipo (por exemplo, tipo "01" para cabeçalho, "02" para REPs, "03" para vínculo, "05" para marcações, etc.). O registro de cabeçalho informa, entre outros, dataInicialAej, dataFinalAej, dataHoraGerAej e versaoAej (valor exemplo: "001").
  • No registro de marcação (registro do tipo correspondente), há campos que informam tpMarc (tipo E=entrada ou S=saída), fonteMarc (por exemplo: "O" marcação original do REP; "I" marcação incluída manualmente; "P" pré‑assinalada; "X" ponto por exceção), seqEntSaida, codHorContratual quando aplicável, e motivo quando a marcação for desconsiderada ou incluída manualmente.
  • O AEJ também pode conter registros sobre ausências, movimentos de banco de horas e identificadores de vínculo no eSocial quando o trabalhador tem mais de um vínculo no período tratado.
    Esses detalhes importam no dia a dia do fechamento: o RH vai procurar campos como fonteMarc e motivo para entender por que uma marcação foi ignorada ou adicionada, e usar dataHoraGerAej para comprovar quando o fechamento foi gerado.
    Observação normativa: partes do Anexo VI foram revogadas por atualização normativa (ver referência à Portaria MTP nº 1.486, de 03/06/2022) — isso altera pontos do leiaute em edição legislativa; valide a versão do leiaute indicada no campo versaoAej do seu arquivo.

AFD x AEJ: diferenças técnicas e operacionais

Conhecer a diferença entre AFD e AEJ é fundamental para não confundir origem de dados e decisões de tratamento.

  • AFD (Arquivo Fonte de Dados)
  • Contém as marcações "originais" extraídas do REP/REP‑P (ou do sistema de coleta). É a base incontestável de onde saíram os registros de entrada/saída.
  • Deve ser preservado como evidência: não se descreve o AFD como alterável. Qualquer anotação ou retrabalho precisa manter a marcação original identificada.
  • AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada)
  • Gerado pelo programa de tratamento de ponto (o software que aplica regras, detecta omissões, aplica banco de horas, classifica marcações e sinaliza desconsiderações). O AEJ contém a jornada "tratada" com campos que indicam origem da marcação e motivo de ajuste.
  • Serve para apresentação de como o fechamento foi constituído: é o arquivo que o auditor ou fiscal vai ler para entender por que horas foram consideradas, somadas, ou desconsideradas.
    Na prática operacional: o DP deve manter ambos juntos. O AFD mostra o que ocorreu; o AEJ mostra o que foi decidido. Em resposta a uma autuação ou auditoria, apresentar só um dos dois fragiliza a defesa.

Quando e por que o AEJ é gerado no processo de tratamento de jornada

O AEJ surge como produto do programa de tratamento de ponto sempre que o RH/DP executa o processo de fechamento (total ou parcial) ou exporta a base tratada. Situações típicas

  • Fechamento mensal realizado pelo DP para gerar espelho e integração com folha.
  • Reprocessamento após inclusão de marcações manuais (por exemplo, justificativas apresentadas pelo colaborador que exigem inclusão de marcação). Nesse caso o AEJ registrará a fonteMarc = "I" e preencherá motivo.
  • Ajustes automáticos do sistema: detecção de marcações duplicadas, remoção de registros inválidos (fonteMarc = "O" com tpMarc = "D" para desconsiderada), ou aplicação de regras de banco de horas.
  • Geração de relatórios para fiscalização: o DP exporta AEJ para entregar evidências da jornada tratada.
    Importante para o DP: o AEJ não altera o AFD. Quando o programa de tratamento desconsidera uma marcação, o registro original permanece no AFD — o AEJ apenas sinaliza que essa marcação foi desconsiderada, informando o motivo e a fonte.
    Exemplo prático 1 — inclusão manual com justificativa
  • Um colaborador alega que esqueceu de bater a saída. O DP inclui manualmente uma marcação com fonteMarc = "I" e preenche o campo motivo com a justificativa. Ao gerar o AEJ, essa marcação aparece como incluída e identificada; o AFD permanece com as marcações originais.
    Exemplo prático 2 — marcação indevida detectada automaticamente
  • O sistema detecta uma marcação com horário impossível (ex.: 25:00) por erro do dispositivo; o programa de tratamento a desconsidera e registra tpMarc = "D" e motivo = "marcação inválida". O AEJ documenta isso.

Como o DP deve revisar o AEJ sem alterar as marcações originais

A exigência operacional e legal é clara: não apresentar marcações originais como alteráveis. O papel do DP é revisar e explicar, não apagar histórico. Passos práticos para revisar o AEJ corretamente

  1. Abrir o AFD e o AEJ lado a lado
  • Sempre compare o AFD (marcações originais) com o AEJ (jornada tratada). Busque coincidências e discordâncias identificadas nos campos fonteMarc, tpMarc e motivo.
  1. Priorizar rastreabilidade
  • Para cada ajuste no AEJ que não esteja evidente no AFD, verifique quem (usuário) e quando (dataHoraGerAej) autorizou a inclusão ou desconsideração. O AEJ deve conter esses indícios ou o sistema deve manter trilha de auditoria associada.
  1. Validar inclusões manuais
  • Se fonteMarc = "I", exija documento anexo (comprovante, e‑mail, certificado) que justifique a inclusão. Registre no motivo do AEJ um resumo padronizado. Evite textos vagos; prefira códigos internos padronizados e um histórico anexado ao espelho.
  1. Verificar codHorContratual
  • Para primeiras entradas (tpMarc = "E" e seqEntSaida = 1), confirme se o campo codHorContratual está preenchido quando aplicável. Isso ajuda a relacionar a marcação ao horário contratual do colaborador.
  1. Não alterar marcações originais
  • Nunca edite o AFD para “corrigir” um ponto. Caso um registro precise ser tratado, registre a ação no AEJ como inclusão (I) ou desconsideração (D) com motivo e mantenha referência ao usuário que fez a alteração no sistema.
  1. Documentar decisões do fechamento
  • Ao exportar AEJ, gere também o espelho de ponto e armazene justificativas (anexos, e‑mails, autorizações) com referência ao idtVinculoAej ou outro identificador que esteja no arquivo.
  1. Reprocessamento e versão
  • Se reprocessar o fechamento, mantenha cópias arquivadas de versões anteriores do AEJ; registre dataHoraGerAej e versaoAej para mostrar evolução das decisões.

Como avaliar na prática: critérios objetivos que o DP deve usar

Quando receber um AEJ para validação antes de fechar folha, aplique estes critérios objetivos

  • Integridade do arquivo: o AEJ está no formato texto com delimitadores "|" e sem linhas em branco? O cabeçalho indica versaoAej e dataHoraGerAej?
  • Coerência AFD x AEJ: todas as marcações sinalizadas como "O" no AEJ existem no AFD? Há marcações no AEJ com fonteMarc = "I" que não têm justificativa anexada?
  • Motivos preenchidos: todos os registros tpMarc = "D" ou fonteMarc = "I" têm campo motivo preenchido com texto ou código padrão? Motivos claros reduzem risco em fiscalização.
  • Identificação do vínculo: idtVinculoAej e, quando aplicável, matEsocial estão corretos para cada registro do funcionário com mais de um vínculo?
  • Banco de horas e ausências: registros do tipo "07" (ausências e banco de horas) apresentam datas e qtMinutos coerentes com controles internos?
  • Assinatura digital (quando aplicável): o arquivo tem assinatura digital indicada? Mesmo que o uso de PAdES/CAdES não seja automático, procure indicadores de assinatura/assinatura externa no sistema.
  • Versão do leiaute: versaoAej corresponde à versão que o seu processo assume (ex.: "001"). Se houver divergência normativa (veja Portaria de atualização), consulte jurídico ou o responsável técnico.
    Se algum critério falhar, documente a falha, recue o fechamento e corrija a origem (não apagando o AFD) ou inclua justificativa/registro no AEJ com evidências anexas.

Onde a UsePonto entra

A UsePonto organiza marcações, permite tratamento de jornada e gera ou organiza AFD e AEJ somente quando a implementação real confirmar o fluxo no cliente. Na prática, isso significa

  • A UsePonto ajuda o DP a preservar o AFD e gerar o AEJ com campos que evidenciam fonteMarc, motivo, dataHoraGerAej e versaoAej, facilitando a conferência do fechamento.
  • A UsePonto permite que inclusões manuais sejam registradas com justificativa (campo motivo) e identifique a origem da marcação — mantendo a marcação original no AFD e deixando claro que os registros originais não são alteráveis.
  • A UsePonto organiza relatórios (espelho de ponto) e exportações em formatos compatíveis com processos de folha e fiscalização, reduzindo trabalho de consolidação — sem, entretanto, garantir interpretações legais ou substituição de validação jurídica interna.
    Para conhecer funcionalidades e detalhes técnicos sobre AFD e AEJ na plataforma, veja as páginas sobre AFD e AEJ no Ponto Eletrônico, a Portaria 671/2021 e a página principal de Controle de Ponto.

FAQ curta

O AEJ substitui o AFD em uma fiscalização?

Não. O AEJ documenta a jornada tratada; o AFD é a base com as marcações originais. Em fiscalização, normalmente você deverá apresentar ambos para explicar decisões de tratamento.

Posso editar o AFD para "corrigir" uma batida errada?

Não. Marcação original não deve ser alterada. Correções devem ser registradas no AEJ como inclusão (fonteMarc = "I") ou desconsideração (tpMarc = "D") com motivo e evidência.

O que significa fonteMarc = "X" no AEJ?

"X" costuma indicar ponto por exceção (registro gerado por regra do sistema). Observe o campo motivo para justificar por que foi tratado como exceção.

E se a versão do leiaute do AEJ estiver diferente do que o departamento espera?

Verifique versaoAej no cabeçalho e consulte o responsável técnico ou jurídico. As Portarias podem alterar leiautes; por exemplo, o Anexo VI sofreu alteração e partes foram revogadas pela Portaria MTP nº 1.486 em 03/06/2022 — sempre valide a versão e registre a decisão de aceitação ou ajuste.

Conclusão e próximo passo

Na prática, o AEJ é a peça que permite ao DP justificar o fechamento sem apagar o histórico. Sua função no fechamento é documentar decisões: quem incluiu, por quê, e qual foi a lógica aplicada pelo programa de tratamento. O próximo passo operacional é incluir a validação do AEJ como etapa formal no processo de fechamento — comparando AFD x AEJ, exigindo justificativas padronizadas para inclusões manuais e arquivando evidências com referência aos identificadores do arquivo.
Se quiser, agende uma revisão do seu processo atual de fechamento com foco em AEJ/AFD: mapeie onde as justificativas ficam armazenadas hoje e padronize campos de motivo antes do próximo fechamento. Para consultar orientações sobre implementação prática e geração de relatórios, veja também AFD e AEJ no Ponto Eletrônico e o guia da Portaria 671/2021.